Pensar em projetos de tecnologia é ter a certeza da rapidez com a qual este segmento se modifica. Tecnologia e inovação caminham de mãos dadas neste novo ambiente sem fronteiras e culturalmente interligado.

É evidente que o gerenciamento de projetos se mostra fundamental para o desenvolvimento de qualquer empresa, e que deve ser coordenado por quem realmente entende do assunto.

Também não é nenhuma novidade que os projetos estão se tornando mais interligados e que demandam cada vez mais organização e clareza em seu desenvolvimento.

E quando se trata de tecnologia da informação, o cenário não é diferente.

Logo, a coordenação de projetos e operações de TI, das mais diversas naturezas e aplicações, deve ser desempenhada por profissionais que entendam tanto de gestão, quanto de tecnologia.

Gerenciando Projetos de TI – Os 9 Passos

Seja na área de desenvolvimento, manutenção, implantação, suporte ou operação de sistemas, o gestor deverá estar atento à nove pontos chave que envolvem o projeto.

Passo #1 – Escopo

Antes de iniciar a empreitada, é preciso que o gestor tenha o resultado esperado com a ação não apenas em sua cabeça, mas documentado e compartilhado também.

Todos os departamentos envolvidos com o projeto deverão ter ciência de seu objetivo.

O encarregado pelo projeto também precisa saber identificar as necessidades de seu cliente, bem como seus anseios e limitações.

Passo #2 – Tempo

O gerenciamento do tempo compreende um dos pontos mais traiçoeiros quando se trata de grandes projetos.

Definir cronogramas e organizar as atividades dentro do prazo determinado é uma árdua tarefa, porém essencial.

Geralmente um projeto de TI busca soluções de curto prazo, e o atraso pode representar grandes prejuízos para quem o executa e para quem depende de seus resultados.

Passo #3 – Custos

Trata-se da alma do projeto. Sua realização e manutenção dependem de uma planilha de custos bem estruturada e, decorrentemente, do orçamento projetado.

Portanto, caso o escopo do projeto não esteja bem definido, o orçamento poderá ser prejudicado, por conta de tarefas adicionais não previstas.

Custos adicionais acabam comprometendo a execução do projeto.

Passo #4 – Qualidade

Pensar em qualidade não significa apenas garantir a satisfação do cliente, mas também superar suas expectativas.

E a qualidade pode ser assegurada fracionando o projeto em pequenas etapas, bem distribuídas e planejadas, que serão validadas ao longo de sua implantação.

Em TI, a fragmentação e a experimentação costumam consagrar projetos bem sucedidos.

Passo #5 – Recursos humanos

Escalar a equipe responsável pelo desenvolvimento do projeto é de suma importância.

Eventualmente, isso significa contratar profissionais específicos para cada etapa do projeto, já que na área de TI a terceirização é um procedimento bastante comum — e recomendável.

E para que o projeto transcorra da melhor maneira possível, a equipe deve estar perfeitamente alinhada, capacitada e monitorada, tal qual um orquestra.

Passo #6 – Comunicação

A boa comunicação é imprescindível durante todas as etapas do projeto. Da concepção à conclusão.

O gestor deverá identificar quais informações serão repassadas, a quem irá atribuir as tarefas, quando e de que forma.

Reuniões e relatórios periódicos são ferramentas essenciais para que o projeto não saia dos trilhos.

Uma plataforma de comunicação bem executada — virtual ou presencial — é fundamental para a realização do projeto.

Passo #7 – Análise de riscos

A avaliação dos riscos faz parte de um projeto bem equilibrado. Bem como pensar em medidas para sua prevenção e até mesmo contenção, caso as piores perspectivas se concretizem.

Em projetos de TI, o controle de riscos costuma escapar da planilha de planejamento(???). No entanto, isso pode representar o fracasso da empreitada.

Passo #8 – Aquisições

Gerenciar aquisições envolve o controle e manejamento dos colaboradores envolvidos no projeto, levando em conta que contratações serão feitas ao longo de sua implantação.

No setor de tecnologia, o controle rigoroso dos contratos garante um melhor alinhamento das expectativas de todas as partes envolvidas.

Assim é possível evitar desgastes, atrasos e, acima de tudo, prejuízos.

Passo #9 – Integração

Um projeto integrado representa coesão e sistematização.

Tecnologia da informação também depende de integração para que todas as áreas do projeto caminhem em sintonia, garantindo o resultado esperado.

Daí a importância de uma comunicação eficiente no decorrer de sua implementação.

***

Fonte: Joseph Phillips

PHILLIPS, J. Gerência de Projetos de Tecnologia da Informação. 5ª edição. São Paulo: Elsevier Editora, 2002.